Основные задачи, решаемые в ходе предпроектного обследования:
1) Получение списка текущих проблем в учетных системах и списка перспективных задач, стоящих перед учетной системой.
Разговаривая с потенциальным клиентом, мы задаем вопросы не только о текущем состоянии, но и какие планы стоят перед предприятием на ближайшие годы. Оценивая услышанное, мы стараемся предложить решение, которое позволит автоматизировать сегодняшнюю работу и безболезненно пережить запланированные изменения.
2) Подбор программного продукта.
Надо понимать, что "1С: Предприятие 8" это просто платформа, на базе которой написано множество конфигураций, которые предназначены для решения разных учетных задач. Например, задачи розничного учета в магазине и товарного учета на оптовом складе решаются разными программными продуктами. Поэтому на начальном этапе очень важно выбрать правильный базовый программный продукт (конфигурацию), это позволит в дальнейшем заметно уменьшить сроки и стоимость проекта.
3) На крупных проектах составление технического задания (ТЗ) с описанием бизнес-процессов предприятия для последующего внедрения программных продуктов.
4) Реальная оценка сроков и стоимости реализации проекта, распределение задач между сотрудниками Заказчика и Исполнителя по результатам вышеназванных работ.
Конечно, каждый проект рассматривается индивидуально. Многое зависит от типа деятельности предприятия, количества учетных операций и других факторов. В общем случае, если число автоматизируемых мест больше 5-10, тогда нужно делать ППО.
На самом деле, даже для системы из одного пользователя мы делаем предпроектное обследование. Просто в этом случае оно занимает гораздо меньше времени, выполняется уже на этапе предварительных переговоров, и со стороны выглядит как некий опросник по основным нюансам работы.
Предпроектное обследование при запуске систем с количеством пользователей до 5-ти человек мы делаем бесплатно. При большем количестве стоимость сильно зависит от сложности и видов деятельности предприятия и может составлять от 2 000 BYN и выше. Сроки хорошего предпроектного обследования вряд ли могут быть меньше двух недель, при условии активной совместной работы сотрудников Заказчика и Исполнителя.
Какие основные риски работы без предпроектного обследования:
1) Невозможность обоснованно выбрать программный продукт и реально оценить стоимость и сроки проекта.
2) Опасность появления в ходе внедрения дополнительных условий, из-за которых придется переделывать базовые вещи, что приведет к удорожанию и затягиванию проекта.
3) В принципе, проект может не запуститься из-за того, что при старте проекта не было полной картины о состоянии автоматизации на предприятии и о задачах автоматизации, и был выбран не тот программный продукт.
Как происходит предпроектное обследование
На этапе сбора предварительных сведений определяется список проблем и задач учета, анализируется технология работы на предприятии, изучается текущий регламент составляемой отчетности. Продолжительность работ зависит в первую очередь от того, насколько типовыми являются бизнес-процессы предприятия.
Далее составляется список предполагаемых к использованию программных продуктов (ПП), описываются архитектура баз данных и перечень/направления данных для обмена между базами.
Параллельно анализируется текущий парк оборудования (состояние локальной сети), при необходимости, готовится предложение о замене или модернизации оборудования.
На нашем тестовом сервере разворачиваются необходимые программные продукты и условными данными учета заполняются демо-базы.
В присутствии представителей Заказчика в базах проделываются основные операции, которые выполняются на предприятии в текущий момент и которые планируются к добавлению с внедрением новой системы (с учетом новых возможностей).
По результатам, при необходимости изменений/доработки, составляется список таких изменений, определяется примерная стоимость и сроки. Более точные данные можно получить после составления технического задания.
Все вышеназванные работы производятся нашими специалистами бесплатно.
Далее после подписания договора и начала работы пишется техническое задание на внедрение программы. Кроме описания работы в системе, в техническом задании описывается перечень необходимых работ по вводу начальных справочников и остатков в новую систему (загрузка данных из файлов, проведение инвентаризации и т.д.), описывается механизм обмена данными с другими информационными системами предприятия (например, сайт и корпоративная CRM).
Составляется план/график работ по внедрению программы, выделяются работы, которые сотрудники Заказчика могут выполнить самостоятельно, это может существенно удешевить стоимость проекта. Например, при автоматизации магазинов несколько первых розничных точек мы запускаем вместе с ответственным сотрудником Заказчика, а все последующие этот сотрудник запускает самостоятельно, от нас только "родительский" контроль.
Итак, что получает Заказчик по результатам предпроектного обследования
- Понимание и описание того, как программа будет работать именно на его предприятии.
- Спокойствие и уверенность в успешности внедрения.
- Обоснованные сроки и стоимость проекта.